Bảng dự toán chi phí mở quán ăn, nhà hàng ai khởi nghiệp cũng cần biết

Làm bảng dự toán chi phí mở quán ăn, nhà hàng là một trong những bước quan trọng nhất đối với bất kỳ ai muốn bắt đầu kinh doanh nhà hàng. Nếu kế hoạch xây dựng nhà hàng là nền móng, thì việc lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng là yếu tố “cốt lõi” không thể bỏ qua. Việc dự toán chi phí không chỉ đơn thuần là đưa ra con số tài chính chung chung, mà còn phải là danh sách cụ thể những khoản chi phí, dự trù các tình huống rủi ro với số liệu được tính toán chi tiết, gần với thực tế bạn sẽ phải bỏ ra. Chúng ta cùng H2T Food lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng cho người mới bắt đầu kinh doanh nhé! 

Khái niệm về kinh doanh quán ăn, nhà hàng

Kinh doanh quán ăn, nhà hàng là hoạt động cung cấp các dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu ăn uống và giải trí của khách hàng, từ các nhu cầu cơ bản đến các nhu cầu cao cấp. Nó bao gồm các hoạt động chế biến thức ăn, bán và phục vụ nhu cầu tiêu dùng thức ăn, đồ uống và cung cấp các dịch vụ khác với mục đích thu được lợi nhuận.

Bảng dự toán chi phí mở nhà hàng sẽ có nhiều khác biệt tùy thuộc vào mô hình kinh doanh khác nhau, nhưng đều dựa trên một khung sườn nhất định. Để lập được bảng dự toán chi phí mở nhà hàng, bạn cần phải nắm được các khoản chi phí cần chi trả để khởi động hoạt động nhà hàng.

Lập bảng dự toán chi phí mở quán ăn để làm gì?

Khi bắt đầu kinh doanh nhà hàng, nếu không quản lý tài chính tốt, bạn sẽ không thể kiểm soát được việc sử dụng chi phí trong kinh doanh, gây lãng phí không cần thiết hoặc rơi vào tình trạng thiếu hụt ngân sách và nhiều vấn đề khác. Vì vậy, việc lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng để kiểm soát nguồn vốn là điều cần thiết. Lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng đem lại một số lợi ích chính như sau:

• Biết được số vốn đầu tư cần thiết để mở nhà hàng là bao nhiêu.
• Biết được danh sách các công việc cần phải thực hiện
• Biết được chi phí cố định hàng tháng mà phải trả
• Biết được các khoản chi phí phát sinh để dự trữ ngân sách.

Những chi phí bắt buộc có trong bảng dự toán mở nhà hàng

Tùy vào mô hình và quy mô kinh doanh của từng nhà hàng, bảng dự toán chi phí mở nhà hàng sẽ khác nhau. Thông thường, chi phí mở nhà hàng được phân ra thành hai loại: chi phí cố định và chi phí biến động. Dưới đây là các khoản chi phí cần nắm và hiểu để có thể lập bảng dự toán chi phí chính xác.

Chi phí trang thiết bị cần thiết

Mua trang thiết bị và vật dụng kinh doanh là khoản chi phí không thể thiếu trong bảng dự toán chi phí mở nhà hàng. Bạn cần lập danh sách những vật dụng cần thiết cho bếp và khu vực phục vụ khách hàng để lập ngân sách và dự toán chi phí, đảm bảo chi phí dự toán sát với chi phí thực tế cần bỏ ra.

Chi phí đầu tư cho trang thiết bị trong kinh doanh nhà hàng không nên vượt quá 25% tổng chi phí đầu tư. Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh, ví dụ như nhà hàng Á, Âu, buffet hay fast food, bạn có thể lựa chọn các thiết bị như lò nướng để nấu các món nướng, bếp nấu, nồi chiên, máy rửa bát, v.v… để phù hợp với mô hình của mình.

Tuy nhiên, bạn nên đầu tư vào những sản phẩm có độ bền cao, bởi vì khu vực nhà hàng là môi trường ẩm ướt, dầu mỡ và dụng cụ rất dễ bị hỏng hóc.

Các khoản trang trí, thiết kế nội thất

Sau khi tìm được mặt bằng ưng ý, bước tiếp theo của bạn là trang trí nhà hàng và mua sắm nội thất cần thiết. Với những mô hình kinh doanh nhỏ lẻ, đa phần chủ quán chỉ cần dọn dẹp lại. Tuy nhiên, với những mô hình kinh doanh nhà hàng lớn, thường sẽ cần thiết kế, sơn sửa lại không gian, mua nội thất và cây cảnh để trang trí.

Chi phí thiết kế và mua nội thất thường dao động trong khoảng 5-10% tổng chi phí mở nhà hàng. Sau khi hoàn thiện thiết kế nội thất hoặc có ý tưởng trang trí, bạn sẽ cần tìm kiếm những đơn vị cung cấp bàn ghế, các loại đèn, đồ vật trang trí, v.v… Việc tìm kiếm nhà cung cấp uy tín, chất lượng và có những chính sách bán hàng ưu đãi cũng là một vấn đề cần được cân nhắc.

Ngày nay, với sự phát triển của các công nghệ, bạn có thể dễ dàng tìm mua được những món đồ trang trí chất lượng, đẹp và giá cả phải chăng trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Tiki, Lazada, v.v. Để tiết kiệm ngân sách, bạn cũng có thể tìm mua những món đồ thanh lý từ các nhà hàng khác thông qua các hội nhóm kinh doanh trên Facebook.

Chi phí mua phần mềm quản lý nhà hàng

Phần mềm quản lý nhà hàng là một trong những yếu tố cần thiết của bảng dự toán chi phí mở cửa hàng. Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng giúp hỗ trợ kinh doanh hiệu quả hơn, xử lý các nghiệp vụ bán hàng và quản trị chuyên nghiệp hơn, giúp tiết kiệm nhân lực, thời gian và chi phí. Bạn có thể theo dõi hiệu quả kinh doanh mọi lúc mọi nơi, giảm thiểu gian lận và thất thoát trong kinh doanh, để tối đa hóa lợi nhuận kinh doanh.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý nhà hàng gồm: Quản lý đơn hàng, quản lý chấm công nhân viên, theo dõi doanh thu và chi phí về nguyên vật liệu.

Các nguyên vật liệu 

Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh bạn lựa chọn, ví dụ nhà hàng chay, nhà hàng đồ ăn Á hay Âu, buffet lẩu hay đồ nướng,… thì định mức nguyên liệu, tính giá COST và định giá bán sẽ khác nhau. Hầu hết các nhà hàng tính COST món ăn dựa trên công thức: Chi phí nguyên vật liệu cấu thành món ăn chia cho 0,35 (thường dao động từ 30%-35%).

Để giảm chi phí thực phẩm, nhiều hệ thống nhà hàng lớn đầu tư vào khu chế biến và bảo quản thực phẩm tươi sống riêng để phân phối đến tất cả các bếp trong hệ thống. Bên cạnh đó, một nhà hàng thu hút khách không chỉ bởi các món ăn ngon mà còn bởi sự đa dạng của các loại đồ uống.

Do đó, khi lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng, bạn cần cân nhắc đến khoản dự trữ đồ uống. Trung bình ngân sách chi phí cho việc dự trữ bia, nước ngọt, nước đóng chai, và các loại đồ uống khác sẽ dao động từ 10 đến 20 triệu đồng mỗi tháng.

Lời khuyên nhỏ dành cho những người mới mở nhà hàng là nên tìm kiếm đại lý cung cấp nguyên liệu, thịt trâu tươi, thịt gà, heo… uy tín, chất lượng và có chính sách ưu đãi tốt. Điều này sẽ giúp bạn giảm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận. Chi phí cho nguyên liệu sẽ chiếm khoảng 10% tổng vốn đầu tư ban đầu.

Phí thuê mặt bằng mỗi tháng

Không thể phủ nhận rằng địa điểm kinh doanh là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành bại của mô hình kinh doanh nhà hàng. Diện tích cho một nhà hàng thường được tính trung bình từ 100m2 – 250m2, bao gồm không gian phục vụ, không gian bếp và chỗ đỗ xe cho khách.

Tùy theo mô hình kinh doanh và số lượng khách phục vụ, diện tích yêu cầu của nhà hàng sẽ khác nhau. Chi phí thuê mặt bằng cũng phụ thuộc vào các yếu tố như diện tích mặt tiền, độ rộng hẹp, khu vực trung tâm hoặc ngoại thành, và thuận tiện đi lại.

Nếu địa điểm kinh doanh nằm trên vị trí mặt đường trung tâm, chi phí thuê mặt bằng sẽ cao hơn so với vị trí ở trong ngõ hẹp. Tuy nhiên, đó có thể là vị trí đắc địa giúp bạn đạt được doanh thu tốt hơn. Vì vậy, việc chọn địa điểm để mở nhà hàng luôn được các chủ kinh doanh xem xét cẩn thận và đưa ra quyết định sau khi cân nhắc kỹ lưỡng.

Địa điểm kinh doanh đẹp không chỉ tọa lạc ở vị trí đẹp mà còn là nơi có nhu cầu sử dụng các dịch vụ mà nhà hàng đang kinh doanh. Phần chi phí thuê mặt bằng thường chiếm tới 25% tổng chi phí đầu tư, bởi vì thường phải đặt cọc 6 tháng hoặc thậm chí 1 năm và bạn phải dự trù kinh phí khá lớn vì khi ký hợp đồng thường tối thiểu là 3 năm.

Chi phí quảng cáo, marketing

Trước khi mở cửa, để thu hút khách hàng đến với nhà hàng của bạn, bạn cần thực hiện các hoạt động quảng bá thương hiệu. Các hình thức quảng bá phổ biến nhất là phát tờ rơi xung quanh khu vực nhà hàng, treo bảng banner thông báo chương trình khuyến mãi và ưu đãi khai trương. 

Chi phí cho những hoạt động này thường dao động trong khoảng 5 – 10 triệu đồng: bao gồm việc thiết kế, in ấn và thuê nhân viên đi phát tờ rơi. Thời đại công nghệ phát triển vượt bậc, việc quảng cáo thương hiệu qua internet và mạng xã hội là giải pháp hiệu quả và cần thiết để nhiều người biết đến nhà hàng của bạn.

Chi phí đăng ký các loại giấy phép kinh doanh

Hai hình thức kinh doanh chính trong ngành dịch vụ nhà hàng là kinh doanh cá nhân hoặc theo doanh nghiệp. Mỗi mô hình kinh doanh đòi hỏi các giấy tờ khác nhau cần phải chuẩn bị. Để tránh trường hợp hồ sơ bị trả về do thiếu giấy tờ, bạn cần đảm bảo rằng tất cả các giấy tờ cần thiết đã được chuẩn bị đầy đủ.

Sau 3 – 5 ngày làm việc, nếu hồ sơ của bạn hợp lệ, bạn sẽ nhận được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thành công. Tuy nhiên, nếu hồ sơ của bạn không đủ điều kiện, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo văn bản về những hồ sơ cần chỉnh sửa và bổ sung.

Chi phí cho nhân viên

Với quy mô nhà hàng phục vụ từ 70 – 100 khách, bạn sẽ cần thuê 2 đầu bếp chính, 4 phụ bếp, từ 5 – 10 nhân viên phục vụ, 1 quản lý, 1 thu ngân, và 2 bảo vệ. Chi phí trung bình để thuê một nhân viên là 7 triệu đồng, vì vậy bạn sẽ mất khoảng 140 triệu đồng để trả lương hàng tháng cho nhân viên.

Trong kinh doanh nhà hàng, nhân viên sẽ làm theo ca, trung bình ca sáng từ 8 giờ sáng đến 2 giờ chiều và ca chiều từ 4 giờ chiều đến 10 giờ tối ( có thể linh động).

Chi phí duy trì hoạt động kinh doanh

Thực tế cho thấy, trong giai đoạn đầu, kinh doanh nhà hàng thường rất khó đạt được kết quả tốt vì khách hàng chưa biết đến nhà hàng của bạn nhiều. Bài học quý giá từ những người đi trước trong lĩnh vực này là rằng bạn có thể không có lợi nhuận hoặc thậm chí bị lỗ, vì vậy bạn cần dự trù trước chi phí tiền thuê nhà và lương nhân viên trong vòng 3 – 6 tháng để quán có thể hoạt động ổn định.

Các chi phí phát sinh khác

Thêm vào những khoản chi phí đã được nêu trên, bảng dự toán chi phí mở nhà hàng của bạn cũng cần bao gồm những chi phí bên lề khác, chẳng hạn như các khoản thuế, chi phí phòng ngừa rủi ro, chi phí “tạo mối quan hệ” để kinh doanh thuận tiện, và nhiều hơn nữa. Những chi phí này không cố định và phụ thuộc vào tình hình thực tế của doanh nghiệp, khu vực hoặc địa điểm mà bạn chọn để mở nhà hàng.

Trên đây là toàn bộ những chi phí cần được dự trù trong bảng dự toán chi phí mở nhà hàng mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích và giúp bạn có thể xác định những khoản đầu tư ưu tiên cho nhà hàng của mình, từ đó phân chia và sử dụng nguồn vốn hợp lý.